pembelian

Pembelian

Ruang Lingkup :

System Informasi PEMBELIAN mencakup kumpulan procedure yang melaksanakan pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan.

Jenis Pembelian

Pada PT. Sinarindo Megah Perkasa, pembelian dapat dibedakan beberapa jenis pembelian yaitu ;

·        Pembelian Barang Dagang ·        Local ·        Import

Pembelian Barang kebutuhan Kantor Pembelian barang teknik

Unit Organisasi yang terkait

Procedure PEMBELIAN melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar transaksi pembelian yang terjadi dapat diawasi dengan baik

Terdapat  ( ) unit organisasi yang diperlukan dalam sistem pembelian dan pembelian yaitu :

Bagian yang membutuhkan barang

Bagian Pembelian

Bagian Penerimaan

Bagian Akuntansi

Dokumen yang digunakan

Permintaan Pembelian/ Purchase Request

Order Pembelian / Purchase Order

Surat Jalan / Faktur /Nota dari supplier

Berita Acara Penerimaan

Uraian Prosedur

Bagian yang membutuhkan Barang

Membuat permintaan pembelian dan dilegalisasi oleh atasan langsung

Untuk pembelian barang teknik terlebih dahulu harus diperiksa dan disetujui oleh bagian maintenance

Memberikan keterangan yang jelas terhadap barang yang akan dibeli

Mengirimkan permintaan pembelian yang telah disetujui oleh atasan langsung ke bagian pembelian

Purchase Order

Untuk memenuhi kebutuhan barang yang dibutuhkan perusahaan, dilakukan dengan menerbitkan order pembelian (Purchase Order) melalui department pembelian.

Purchase order dibuat berdasarkan permintaan bagian yang memerlukan barang menggunakan surat permintaan pembelian (Purchase requested)

Bagian yang mebutuhkan barang dapat memeberikan rekomendasikan supplier kepada bagian pembelian, namun keputusan pemilihan supplier merupakan ortorisasi bagian pembelian.

Sepsifikasi barang yang diminta, disebutkan secara lengkap pada surat permintaan pembelian

Bagian Pembelian

Menerima dokumen Permintaan Pembelian dari bagian yang membutuhkan, Jadi bukan hanya berdasarkan dara pada sistek komputer.

Memeriksa status track record supplier yang direkomendasikan (bila ada) 

Membuata permintaan penawaran harga, dapat dilakukan via telpon atau email

Memilih Supplier yang memberikan spesifikasi sesuai dengan permintaan dengan harga terbaik.

Membuat Order pembelian (Purchase Order)

Mendistribusikan ke bagian terkait.

Bagian Gudang

Menerima Perintah/Permintaan Barang

Menyediakan barang sesuai dengan Surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang (Deliveri Order tidak boleh digunakan untuk pengeluaran barang karena tidak semua PEMBELIAN menggunakan barang yang ada di gudang)

Mengembalikan Perintah/Permintaan/Bon pengeluaran barang kepada sopir untuk ditandatangani dan meminta copynya setelah ditandatangi.

Mencatat Pengeluaran Pada Kartu Persediaan

Bagian Administrasi Keuangan

Bagian administrasi keuangan adalah bagian yang menjalankan fungsi akuntansi yang bertanggung jawab mencatat transaksi keuangan dan menyusun laporan keuangan. Bagian administrasi keuangan yang berhubungan dengan system PEMBELIAN adalah :

A. Bagian Utang

1. Menerima faktur lembar ke-2 & 3 dari bagian Invoice

2. Merekam data transaksi PEMBELIAN dengan cara memasukan nomor order PEMBELIAN. Perekaman meliputi data transaksi piutang

3. Mengarsip lembaran faktur lembar ke-2 urut tanggal

4. Mengumpulkan faktur lembar ke-3 dalam suatu periode harian

5. Menyerahkan satu kumpulan (batch) dari faktur lembar ke-3 bersama batch control sheet bersangkutan ke bagian buku besar.

6. Membuat surat penagihan

B. Bagian buku besar

Bagian Jurnal PEMBELIAN

1. Menerima copy list PEMBELIAN harian yang dilampirkan copy faktur (tembusan Jurnal) dan Delivery Order lebar ke- 2 yang telah diverifikasi oleh penerima barang.

2. Menerima copy Faktur Pajak.

3. Mencatat Jurnal transaksi PEMBELIAN

Bagian Jurnal Pembelian

1. Menerima Copy Po dari bagian pembelian

2. Menerima bukti penerimaan barang dari bagian penerimaan

3. Menjurnal transaksi yang menyebabkan timbulnya utang

Bagian IT/Pengolahan Data elektronik

Bagian IT tidak melakukan fungsi pemasukan data karena semua input telah dimasukan melalui terminal masing-masing bagian. Yang dilakukan oleh bagian ini adalah mengendalikan arus informasi dan mengevaluasi laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi yang selanjutnya diserahkan ke bagian yang berwenang untuk dapat menentukan tindakan apa yang perlu dilakukan.

Bagian IT memberikan support terhadap berjalannya arus informasi dengan baik, pengendalian proses, pemilihan teknologi dll.

Jumlah personal untuk mengisi bagian-bagian tersebut diatas sangat tergantung pada kebutuhan dimana ada bagian yang dapat digabung sehingga beberapa bagian ditanggani oleh seorang personil dan sebaliknya ada bagian yang harus dimekarkan sehingga satu bagian diisi oleh beberapa personal. Arus dokumen disesuaikan dengan bagian yang ada.